Podpořte vhodným názvem e-mailu svou značku

První e-mail byl poslán skoro před 50 lety. Přesto ale denně ve svém inboxu nacházím názvy e-mailů (od kolegů, klientů, kamarádů), které vypadají zbytečně amatérsky. Pojďme v tom tedy konečně udělat trochu pořádek.

Jak nazvat svůj osobní e-mail

Nazvěte si jej jak chcete. Je to jedno. Většinou až do doby, než s tímto e-mailem začnete řešit jakýkoliv byznys. Ono totiž třeba puciiiinka83@seznam.cz není zrovna nejlepší volba, pokud chcete vypadat alespoň trochu důvěryhodně. Pokud nechcete, tak inu proč ne, ale pak se nedivte, že plánované obraty se né a né obracet.

Můj (osobní a zároveň pracovní) e-mail má tvar jiri.chlebus@gmail.com. Pokud chcete, přehoďte si jméno a příjmení. Na internetu (asi) najdete spoustu debat, co je lepší, podle mě na tom nezáleží a jednoznačně lepší verze neexistuje.

Zbavte se zbytečných adres

Znáte to, každá služba vyžaduje k registraci váš e-mail. To je taky mimochodem důvod k tomu, abyste si přístupové heslo důkladně zabezpečili.

Bývaly doby, kdy jsem měl i sedm různých e-mailových adres. Nahradil jsem je jedním jediným Gmailem. S příchodem mobilních technologií by s každým novým zařízením bylo nastavování těchto (sedmi!) e-mailových účtů masochismus, který vřele rád přenechám jiným. Navíc poštovní klienti dnes dokážou e-maily šikovně třídit a filtrovat, takže nemám žádný problém s tříděním osobního a „firemního“ obsahu.

Ačkoliv se mi nabízí možnost (vzhledem k mému portfoliu www.jirichlebus.cz) mít kontaktní e-mail kupříkladu ahoj@jirichlebus.cz – tuto možnost nevyužívám, protože mou značku reprezentuje mé jméno a v tomto případě mi dobře funguje e-mail od Google. Navíc jsem minimalista a jsem rád, že mi slouží a funguje jedna e-mailová adresa na všechno.

Pokud jste na volné noze a chtěli byste používat elektronickou adresu kupříkladu ve tvaru jmeno.prijmeni@seznam.cz – tady bych to již nedoporučoval, protože ve firemní sféře má Gmail daleko větší renomé, než Seznam.cz. S Gmailem to utáhnete, se Seznamem budete asi trochu pokulhávat.

A teď malé kouzlo

Co když ale máte více Twitter účtů? Twitter totiž vyžaduje pro každý účet jiný e-mail. Vy ale (už konečně!) nechcete tvořit další e-mailové adresy, protože čím více adres, tím větší zmatek.

Pokud používáte Gmail a chcete si pořídit druhý Twitter účet, zkuste jednoduchou fintu – pro první účet nechte adresu jmeno.prijmeni@gmail.com a pro druhý účet použijte stejnou adresu, ale vynechte tečku mezi jménem a příjmením – tedy v mém případě jirichlebus@gmail.com. Google to považuje za totožný e-mail, pro Twitter jsou to ale již dvě různé adresy. A máte vyhráno.

Honza Javorek na svém blogu uvádí ještě další tip – přidejte za jméno +slovo (čili e-mail bude vypadat: jmeno.prijmeni+slovo@gmail.com) a tento e-mail vám bude chodit na vaši stávající adresu. Můžete si takto zaregistrovat v podstatě nekonečně mnoho účtů. Netvořte virtuální odpad, pokud to není nezbytně nutné.

Kámen úrazu – firemní názvy e-mailů

Doteď to byla ještě sranda. Osobní e-maily většinou neputují byznys partnerům či klientům a nestane se tedy nic zásadního, když kamarádovi pošlete fotku padající Madonny z e-mailu jiricek.chlebicek@gmail.com.

Firemní korespondence by ale měla dodržovat určitou profesionální úroveň, protože i tento výstup (stejně jako jakýkoliv jiný kontakt kohokoliv s vaší značkou), je vaše vizitka. Vaše identita.

První, s čím elektronicky oslovíte drouhou stranu, je jméno adresáta – je to zpravidla vaše jméno nebo název společnosti, ve které pracujete.

Nyní memám na mysli název samotné e-mailové adresy, ale přidružený název vašeho e-mailu, který je s touto adresou provázán. Pošlu-li vám e-mail z mé adresy jiri.chlebus@gmail.com, ve vašem poštovním klientovi se jako odesílatel zobrazím pouze jako Jiří Chlebus. Mé jméno reprezentuje zároveň mou značku, nic dalšího není potřeba dodávat.

Problém je ale v tom, že podobu přidruženého názvu si můžete zvolit libovolně. A kde nejsou žádná pravidla, je většinou zmatek. A taky že jo!

Když příjde e-mail od nevím koho

Setkávám se s případy, kdy mi příjde e-mail od uživatele s.r.o. nebo třeba Admin. Další kuriozitou je název e-mailu ve formě www adresy. V tu chvíli netuším, která osoba z dané firmy mi vlastně e-mail posílá a zjistím to až po otevření e-mailu. V horším případě e-mail rovnou mažu a ani nečtu.

emaily_popis

Tyto případy jsou extrémně nevhodné pro firemní komunikaci a jednoznačně poukazují na fakt, že si jednak moc netykáte s nastavením desítky let staré technologie, ale také na to, že je vám to vlastně i jedno. Jenže co je jedno vám, nemusí být jedno druhým.

Vylaďte název k dokonalosti

Takže jak na to? Pokud posíláte e-mail jako firemní zaměstnanec, uveďte do přidruženého názvu (v nastavení účtu) své jméno, příjmení a firmu, ve které pracujete. Firmu vložte do závorky nebo jinak typograficky oddělte od jména a příjmení. Nic se nestane, pokud uvedete pouze své jméno a příjmení.

Pokud posíláte všeobecný firemní e-mail (například z MailChimpu nebo zákaznické podpory), uveďte pouze název firmy. Právní formu firmy vynechte, není zde důležitá. Můžete přidat i bližší určení tohoto firemního e-mailu – například podpora, nebo newsletter.

Jak to rozhodně nemá vypadat

Porovnejte následující dva případy. V obou vám e-mail pošlou tři různí zaměstnanci pracující v totožné společnosti (pro ukázku předpokládejme, že pracují ve firmě s názvem Bitperia). Poštovní klient zobrazí tyto názvy takto:

Bitperia Jan Novák <jan.novak@bitperia.cz>
Dlouhý Petr – Bitperia <dlouhy.petr@bitperia.cz>
Josef K. (Bitperia, s.r.o.) <josef.k@bitperia.cz>

emaily_spatne

Vypadá to hrozně. Navíc ani samotná e-mailová adresa není jednotná. První je ve formě jmeno.prijmeni@domena.cz, druhá je ve formě prijmeni.jmeno@domena.cz a třetí je zapsána jako jmeno.p@domena.cz.

Jak je to správně

V tomto případě se podívejte na přidružené názvy a e-mailové adresy, které vycházejí z jednotné šablony a jsou stanoveny pro všechny zaměstnance stejně:

Jan Novák (Bitperia) <jan.novak@bitperia.cz>
Petr Dlouhý (Bitperia) <petr.dlouhy@bitperia.cz>
Josef Krátký (Bitperia) <josef.kratky@bitperia.cz>

emaily_spravne

Vidíte ten markantní rozdíl? Používejte ve své firmě jednotný systém názvů všech svých e-mailů. Příjemce to ocení, protože si toho ani nevšimne! Příjde mu to přirozené. Nebude mu to vadit. Jakmile si toho všimne a začne si klást otázky – je to špatně.

TIP: Svůj název, zapisování a výslovnost si někam zapište. Ideálně do logomanuálu nebo dokumentace, kterou mají všichni kolegové k dispozici. Můžete přidat i strukturu a zápis e-mailů a dalších psaných částí značky. Tady se můžete kouknout, jak to dělá CaspiaTech.

Zaveďte tento jednoduchý pořádek i pro vaši značku. Přiložíte tak další střípek mozaiky, která vykresluje její celkovou důvěryhodnost a profesionalitu.

Smysluplné budování značky funguje vždy tam, kde se zapojí selský rozum a nastaví funkční pravidla. Pokud zaměstnancům vysvětlíte význam, jaký tato pravidla mají, budou je rádi dodržovat. A pokud ne, dejte jim to příkazem:)

Jednotným názvům e-mailů zdar.

Autor

Jiří Chlebus

Jsem grafický designér na volné noze. Tvořím značkám vizuální hodnotu a píšu o tom blog. Designuju si život tak, abych to ve zdraví přežil až do smrti.

5 komentářů u „Podpořte vhodným názvem e-mailu svou značku“

  1. napiš mi, pokud budeš něco potřebovat .) ondrej@czubaj.cz!

    v ČR jsme pouze 3 s tímto příjmením…a to já, bratr a náš otec. musel jsem tu doménu mít!

    btw. v lednu jsem si na základě svojí domény redesignoval fakturu. inspirací byl samozřejmě tvůj článek!

  2. Konečně někdo kdo o tom přemýšlí. Mluvíte mi uplně z duše. Bavil kam se pro jeho čtení a vzpomínal na ty emaily z kterých mi lidé píšou.
    Dík za článek.

  3. Zdravím, Jiří. Osobně bych se přiklonila ke tvaru jméno+příjmení, ne naopak. Takhle jsme se narodili – s prvním jménem a druhým příjmením, opačný tvar mi evokuje chladné výkřiky ve vojenské ubikaci, případně školní lavici, kde se dávalo přednost příjmení. iva

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *