Podpořte vhodným názvem e-mailu svou značku

První e-mail byl poslán skoro před 50 lety. Přesto ale denně ve svém inboxu nacházím názvy e-mailů (od kolegů, klientů, kamarádů), které vypadají zbytečně amatérsky. Pojďme v tom tedy konečně udělat trochu pořádek.

Jak nazvat svůj osobní e-mail

Nazvěte si jej jak chcete. Je to jedno. Většinou až do doby, než s tímto e-mailem začnete řešit jakýkoliv byznys. Ono totiž třeba [email protected] není zrovna nejlepší volba, pokud chcete vypadat alespoň trochu důvěryhodně. Pokud nechcete, tak inu proč ne, ale pak se nedivte, že plánované obraty se né a né obracet.

Můj (osobní a zároveň pracovní) e-mail má tvar [email protected]. Pokud chcete, přehoďte si jméno a příjmení. Na internetu (asi) najdete spoustu debat, co je lepší, podle mě na tom nezáleží a jednoznačně lepší verze neexistuje.

Zbavte se zbytečných adres

Znáte to, každá služba vyžaduje k registraci váš e-mail. To je taky mimochodem důvod k tomu, abyste si přístupové heslo důkladně zabezpečili.

Bývaly doby, kdy jsem měl i sedm různých e-mailových adres. Nahradil jsem je jedním jediným Gmailem. S příchodem mobilních technologií by s každým novým zařízením bylo nastavování těchto (sedmi!) e-mailových účtů masochismus, který vřele rád přenechám jiným. Navíc poštovní klienti dnes dokážou e-maily šikovně třídit a filtrovat, takže nemám žádný problém s tříděním osobního a „firemního“ obsahu.

Ačkoliv se mi nabízí možnost (vzhledem k mému portfoliu www.jirichlebus.cz) mít kontaktní e-mail kupříkladu [email protected] – tuto možnost nevyužívám, protože mou značku reprezentuje mé jméno a v tomto případě mi dobře funguje e-mail od Google. Navíc jsem minimalista a jsem rád, že mi slouží a funguje jedna e-mailová adresa na všechno.

Pokud jste na volné noze a chtěli byste používat elektronickou adresu kupříkladu ve tvaru [email protected] – tady bych to již nedoporučoval, protože ve firemní sféře má Gmail daleko větší renomé, než Seznam.cz. S Gmailem to utáhnete, se Seznamem budete asi trochu pokulhávat.

A teď malé kouzlo

Co když ale máte více Twitter účtů? Twitter totiž vyžaduje pro každý účet jiný e-mail. Vy ale (už konečně!) nechcete tvořit další e-mailové adresy, protože čím více adres, tím větší zmatek.

Pokud používáte Gmail a chcete si pořídit druhý Twitter účet, zkuste jednoduchou fintu – pro první účet nechte adresu [email protected] a pro druhý účet použijte stejnou adresu, ale vynechte tečku mezi jménem a příjmením – tedy v mém případě [email protected]. Google to považuje za totožný e-mail, pro Twitter jsou to ale již dvě různé adresy. A máte vyhráno.

Honza Javorek na svém blogu uvádí ještě další tip – přidejte za jméno +slovo (čili e-mail bude vypadat: [email protected]) a tento e-mail vám bude chodit na vaši stávající adresu. Můžete si takto zaregistrovat v podstatě nekonečně mnoho účtů. Netvořte virtuální odpad, pokud to není nezbytně nutné.

Kámen úrazu – firemní názvy e-mailů

Doteď to byla ještě sranda. Osobní e-maily většinou neputují byznys partnerům či klientům a nestane se tedy nic zásadního, když kamarádovi pošlete fotku padající Madonny z e-mailu [email protected].

Firemní korespondence by ale měla dodržovat určitou profesionální úroveň, protože i tento výstup (stejně jako jakýkoliv jiný kontakt kohokoliv s vaší značkou), je vaše vizitka. Vaše identita.

První, s čím elektronicky oslovíte drouhou stranu, je jméno adresáta – je to zpravidla vaše jméno nebo název společnosti, ve které pracujete.

Nyní memám na mysli název samotné e-mailové adresy, ale přidružený název vašeho e-mailu, který je s touto adresou provázán. Pošlu-li vám e-mail z mé adresy [email protected], ve vašem poštovním klientovi se jako odesílatel zobrazím pouze jako Jiří Chlebus. Mé jméno reprezentuje zároveň mou značku, nic dalšího není potřeba dodávat.

Problém je ale v tom, že podobu přidruženého názvu si můžete zvolit libovolně. A kde nejsou žádná pravidla, je většinou zmatek. A taky že jo!

Když příjde e-mail od nevím koho

Setkávám se s případy, kdy mi příjde e-mail od uživatele s.r.o. nebo třeba Admin. Další kuriozitou je název e-mailu ve formě www adresy. V tu chvíli netuším, která osoba z dané firmy mi vlastně e-mail posílá a zjistím to až po otevření e-mailu. V horším případě e-mail rovnou mažu a ani nečtu.

Tyto případy jsou extrémně nevhodné pro firemní komunikaci a jednoznačně poukazují na fakt, že si jednak moc netykáte s nastavením desítky let staré technologie, ale také na to, že je vám to vlastně i jedno. Jenže co je jedno vám, nemusí být jedno druhým.

Vylaďte název k dokonalosti

Takže jak na to? Pokud posíláte e-mail jako firemní zaměstnanec, uveďte do přidruženého názvu (v nastavení účtu) své jméno, příjmení a firmu, ve které pracujete. Firmu vložte do závorky nebo jinak typograficky oddělte od jména a příjmení. Nic se nestane, pokud uvedete pouze své jméno a příjmení.

Pokud posíláte všeobecný firemní e-mail (například z MailChimpu nebo zákaznické podpory), uveďte pouze název firmy. Právní formu firmy vynechte, není zde důležitá. Můžete přidat i bližší určení tohoto firemního e-mailu – například podpora, nebo newsletter.

Jak to rozhodně nemá vypadat

Porovnejte následující dva případy. V obou vám e-mail pošlou tři různí zaměstnanci pracující v totožné společnosti (pro ukázku předpokládejme, že pracují ve firmě s názvem Bitperia). Poštovní klient zobrazí tyto názvy takto:

Bitperia Jan Novák <[email protected]>
Dlouhý Petr – Bitperia <[email protected]>
Josef K. (Bitperia, s.r.o.) <[email protected]>

Vypadá to hrozně. Navíc ani samotná e-mailová adresa není jednotná. První je ve formě [email protected], druhá je ve formě [email protected] a třetí je zapsána jako [email protected].

Jak je to správně

V tomto případě se podívejte na přidružené názvy a e-mailové adresy, které vycházejí z jednotné šablony a jsou stanoveny pro všechny zaměstnance stejně:

Jan Novák (Bitperia) <[email protected]>
Petr Dlouhý (Bitperia) <[email protected]>
Josef Krátký (Bitperia) <[email protected]>

Vidíte ten markantní rozdíl? Používejte ve své firmě jednotný systém názvů všech svých e-mailů. Příjemce to ocení, protože si toho ani nevšimne! Příjde mu to přirozené. Nebude mu to vadit. Jakmile si toho všimne a začne si klást otázky – je to špatně.

TIP: Svůj název, zapisování a výslovnost si někam zapište. Ideálně do logomanuálu nebo dokumentace, kterou mají všichni kolegové k dispozici. Můžete přidat i strukturu a zápis e-mailů a dalších psaných částí značky. Tady se můžete kouknout, jak to dělá CaspiaTech.

Zaveďte tento jednoduchý pořádek i pro vaši značku. Přiložíte tak další střípek mozaiky, která vykresluje její celkovou důvěryhodnost a profesionalitu.

Smysluplné budování značky funguje vždy tam, kde se zapojí selský rozum a nastaví funkční pravidla. Pokud zaměstnancům vysvětlíte význam, jaký tato pravidla mají, budou je rádi dodržovat. A pokud ne, dejte jim to příkazem:)

Jednotným názvům e-mailů zdar.